Pour exercer un télétravail sain et efficace, il y a des bonnes pratiques. Certaines relèvent de notre environnement (bureau, distractions, ...), d'autres de notre vie personnelle (hygiène de vie, horaires, ...), et d'autres relèvent enfin des outils que nous utilisons.

Il est en effet essentiel d'utiliser les bons outils, les bonnes applications et logiciels, pour travailler efficacement depuis la maison.

Si certains de ces outils concernent plutôt l'entreprise (auquel cas, les suggérer à votre n+1 est une bonne idée), d'autres vous seront bénéfiques d'un point de vue personnel.

Faisons un tour de ces outils.

Less is more

Une des règles fondamentales lorsqu'on se met à utiliser des outils pour être plus efficace et organisé, c'est le less is more - littéralement "moins c'est plus". Comprendre, moins d'outils on utilise, mieux c'est. Ce qui ne veut pas dire ne rien utiliser du tout, évidemment.

On ne compte plus le nombre d'entreprises qui, voulant bien faire, utilisent des logiciels pour tout et n'importe quoi. Le problème, c'est qu'à switcher en permanence, on s'y perd.

Le less is more, c'est essayer de trouver des outils collaboratifs qui rassemblent un maximum de fonctionnalités au même endroit, sans pour autant devenir une usine à gaz.

Donc, le less is more est important, quitte à parfois ne pas utiliser d'outil du tout. Le mieux reste d'essayer et de voir ce que ça donne !

Outils professionnels

Si les outils utilisés en entreprise peuvent concerner à peu près tous les domaines, la majorité de ces derniers sont là pour booster le fonctionnement d'une équipe et sa productivité.

Faisons un tour des différents domaines dans lequel ces outils sont utilisés.

Productivité

La productivité, c'est un sujet important lorsqu'on parle de télétravail. Aussi bien du côté du télétravailleur ; pour éviter de devoir travailler plus pour le même résultat, que du côté du management, où, comme toujours, on veut optimiser le temps de cerveau disponible.

Pour ça, on peut lister quelques outils (ou méthodologies) connus :

  • Toggl ; très connu pour mesurer et surveiller son temps de travail sur différentes tâches (il en existe d'autres) ; attention à ne pas tomber dans l'abus non plus, certaines entreprises profitent parfois de ce type de tracker pour surveiller de manière abusive !
  • Pomodoro, qui là, est une méthode de travail bien connue. Personnellement, je trouve qu'elle peut être efficace si on adapte les temps de concentration/pause en fonction de son travail et de ses tâches. La méthode Pomodoro originelle n'est pas forcément idéale pour tous les métiers.

Communication

Si, déjà au bureau, on utilise des outils de communication (messagerie, vidéoconférence, ...), la communication de vive voix y reste quand même souvent majoritaire.

Que ça soit pour raconter des ragots sur un collègue, parler de l'opération de son chien ou pour des échanges professionnels, les conversations en face à face restent largement privilégiées sur le lieu de travail.

Mais voilà, travailler de chez soi, ou à distance de manière plus générale, empêche de facto ce type de communication. Heureusement, il existe des moyens pour pallier à ça, dont beaucoup, encore une fois, sont utilisés même lors du travail sur site.

  • Pour les appels vidéos (utiles lors des daily meetings, plus grosses réunions d'équipe ou échanges plus sociaux - type pause café vidéo), on peut citer Zoom (qui a largement pris le dessus depuis la pandémie de Covid-19), mais aussi Hangouts. Il en existe évidemment plein d'autres.
  • Pour les messageries instantanées, sans surprise l'outil le plus utilisé est aujourd'hui Slack. Très utile pour créer divers groupes, partager des fichiers, etc. Il se fait cependant talonner par d'autres messageries comme Discord.

Pour ces derniers outils (messageries), quelques recommandations : prendre le temps de créer votre profil complètement (nom, pseudo, photo, poste, etc.), ainsi que de créer/rejoindre les channels dont vous avez besoin. Aussi, et c'est important, n'oubliez pas d'updater votre état/statut lorsque vous en avez besoin (signaler une absence, une pause, ...).

Partage de fichiers

Lorsqu'on travaille en équipe, on a souvent besoin de partager des documents. Que ça soit des fichiers (comptes-rendus de réunion par exemple... Même s'il y a de meilleurs moyens de les partager ; on en reparlera un peu plus tard), des images ou vidéos, il y aura forcément un besoin de partage de données.

Si certaines entreprises optent pour des systèmes propriétaires (serveurs internes), la plupart passent par des outils externes, tels que :

  • Dropbox, qu'on ne présente plus.
  • Google Drive (et la suite qui va avec), évidemment très utilisé.
  • Sync, plus axé sur la sécurité des données.
  • pCloud, en forte croissance.

Le choix de l'outil de partage de fichiers reste entièrement subjectif ; le mieux est de lire les comparatifs et de choisir celui qui correspond le mieux aux besoins et valeurs de l'entreprise ; ou des vôtres.

Documentations, comptes-rendus, etc.

J'en parlais dans la section précédente ; s'il est possible de stocker des comptes-rendus de réunion en format pdf (ou docx...) sur un Dropbox pour les rendre accessibles à tous ; ce n'est pas le meilleur moyen de le faire.

Je vais vous proposer une alternative, qui permet également de partager simplement et efficacement de la documentation, le périmètre fonctionnel d'un projet ou de simples notes.

Ça s'appelle Notion.

Notion est un logiciel/une app qui permet tout cela, via une interface très simple d'utilisation. Je suis même en train de rédiger cet article sur Notion, n'ayant pas de connexion internet au moment où j'écris ces lignes.

Notion peut aussi être utilisé comme outil de gestion de projet (notamment via la possibilité de créer un tableau de tâches, style Kanban). Il existe néanmoins des outils bien plus adaptés à la gestion de projet, et on en parle dans la section suivante.

Gestion de projet

Choisir un outil de gestion de projet, ce n'est pas simple. Il en existe plein, tous ne proposent pas les mêmes fonctionnalités, certains sont beaucoup plus complets mais pas forcément simples à utiliser... Bref ! Pas facile de s'y retrouver.

Faisons le tour de quelques-uns de ces outils :

  • Asana. Un outil qui prend de l'ampleur, très pratique lorsqu'on travaille seul ou dans une petite équipe. J'ai personnellement des gros doutes quant à son utilisation lorsque l'on dépasse 4 personnes.
  • Jira. On ne le présente plus, Jira est aujourd'hui très utilisé dans les entreprises, plus particulièrement dans les grosses équipes d'informatique ; son inconvénient principal reste son prix.
  • Redmine. Simple et efficace ; parfois peut-être un peu trop justement.
  • Trello. Trello n'est pas à proprement parler un vrai outil de gestion de projet, mais plutôt un outil de suivi de tâches. Très pratique dans ce domaine, il devient rapidement limité lorsqu'on travaille sur des gros projets en équipe.
  • Mantis. Cet outil est d'ordinaire utilisé pour le suivi de bugs sur un projet informatique ; une utilisation détournée peut néanmoins faire de lui un logiciel de gestion de projet simplifié.

Il y a évidemment encore d'autres concurrents à ces outils ; sentez-vous libre de faire vos propres recherches !

Entreprise et social

Ce n'est pas parce que la majorité des outils qu'on utilise au travail sont là pour améliorer notre productivité qu'on doit oublier les relations sociales entre collègues.

Travailler à la maison peut - parfois - provoquer un certain isolement social vis à vis de ces derniers ; il faut essayer de rompre cet isolement.

Pour cela, diverses solutions existent.

Réseaux sociaux d'entreprise

Il existe des réseaux sociaux d'entreprise. En plus de vous aider à proposer et à organiser des évènements, ce type de site vous permet aussi de créer des groupes privés entre collègues pour pouvoir parler un peu plus librement.

Attention tout de même à ne pas exclure complètement certains collègues : si vous voulez éviter l'isolement social, ce n'est pas pour le provoquer chez d'autres....

Parmi ces réseaux sociaux d'entreprise, on peut citer Yammer (Microsoft) ou Workplace (Facebook).

Jeux

Pour éviter l'isolement social, beaucoup d'entreprises dont les collaborateurs travaillent à distance organisent des soirées jeux. Ce qui est en soi une bonne idée peut facilement devenir malaisant, à jouer ensemble via écrans interposés. Mais c'est à l'entreprise de bien gérer sa com' et son organisation pour éviter ça.

Ce qui nous intéresse ici, en tant que télétravailleur, ce sont les jeux que vous pouvez proposez à vos collègues/à votre entreprise.

En voici une liste ; certains noms vous seront familiers, d'autres non, je vous laisse faire vos propres recherches sur ces derniers :

Le mieux est de convaincre vos collègues, d'essayer et de voir ce que ça donne !

Conclusion

En conclusion et comme on l'a vu, il existe beaucoup, beaucoup d'outils, logiciels, applications et méthodologies à utiliser lorsqu'on travaille de chez soi ; répondant à pas mal de problématiques différentes.

Besoins d'échanges sociaux ou de suivi de projet ; on peut trouver un outil pour répondre à la plupart de nos besoins professionnels ou relationnels.

Quant aux choix de ces outils, ils sont relativement subjectifs. Cela dépend des besoins, de l'équipe, du budget aussi. Le mieux est de chercher des comparatifs plus précis, d'essayer et de décider.

Mais n'oubliez pas, less is more !

Si vous connaissez ou utilisez d'autres outils qui n'ont pas été cités ici, dites-le en commentaire !

Et partagez cet article, il pourrait peut-être aider des télétravailleurs à devenir plus efficaces !