Qu'on le soit déjà ou qu'on veuille devenir freelance, on sait que la vie d'indépendant vient avec une charge mentale importante : gestion de son temps, de ses tâches, de la communication, facturation, etc.

Ces tâches sont chronophages et stressantes, alors qu'on pourrait dépenser ce temps et cette énergie à travailler, et donc à être plus productif.

Mais qui dit problème dit solution. Ces besoins que nous avons ont ouvert la voie à la création de divers outils qui sont aujourd'hui là pour nous aider. Que ça soit dans l'organisation, la communication avec ses clients ou la gestion, faisons le tour de quelques-uns de ces outils !

Organisation

On le sait : en tant que freelance, réussir à s'organiser est primordial. Que ça soit au niveau du suivi de temps ou des tâches, on a - la plupart du temps - besoin d'assistance pour réussir à tout gérer.

Heureusement, l'époque d'Excel pour tout gérer est révolue. À la place, on trouve aujourd'hui tout un tas d'outils aussi complets que pratiques.

Asana

Asana, un outil pour découper ses tâches en freelance

J'en parle déjà dans cet article. Asana est un outil (voire une méthodologie) de gestion intéressant. Basé sur le découpage de tâches pour faciliter l'organisation, la philosophie d'Asana mérite de s'y attarder, surtout si on travaille en équipe.

Todoist

Todoist pour gérer vos tâches simplement

Autre outil de gestion de tâches par découpage de ces dernières, Todoist, dans la même veine qu'Asana, donc. L'avantage (ou l'inconvénient, c'est selon) de Todoist, c'est que cet outil est un peu plus simple (et donc limité) qu'Asana.

Google Calendar

Google Calendar libérer sa charge mental de freelance

Est-ce qu'on doit encore présenter Google Calendar ? Cet outil complet permet de s'organiser simplement et efficacement. Évènements minutés, partagés, avec codes couleur, descriptions et rappels automatiques... Google Calendar est très pratique pour se libérer d'une partie de sa charge mentale qu'être freelance apporte.

Il existe bien évidemment des alternatives à Google Calendar, mais pour ça je vous laisse faire vos recherches.

Toggle Track

Toggl Track planifier ses projets facilement

Pour le suivi du temps passé sur vos projets ou vos différentes tâches, vous pouvez utiliser le célèbre outil Toggle Track. Attention toutefois à ne pas sombrer dans l'extrême et minuter absolument tout. En effet, vous voulez éviter le stress, pas le provoquer.

Trello

Trello et organiser ses tâches en liste

Pour finir, parlons du classique Trello. Cet outil permet d'organiser des tâches sous forme de tableaux, dans lesquels vous avez des listes. Dans ces listes vous allez retrouver des cartes, que vous pouvez glisser d'une liste à l'autre. Typiquement, on peut avoir des colonnes (ou listes) comme : "à faire", "en cours" ou "terminé.

Communication

meeting freelance

Un autre élément important lorsqu'on est freelance, c'est la communication. En effet, comment trouver, échanger et garder des clients sans bonne communication ? Ce n'est pas possible.

Messagerie

Le premier point important dans la communication, c'est évidemment votre boîte de messagerie. Là, que vous utilisiez Gmail ou un concurrent (il existe des alternatives aux géants Gmail et Outlook, ça vaut le coup de chercher un petit peu), je vais vous donner quelques conseils :

  • Bien choisir son adresse de messagerie, il faut qu'elle fasse professionnelle ;
  • Faire attention à sa signature d'adresse email, mettez-y les éléments importants : nom, prénom, métier, téléphone, etc. ;
  • Organisez votre messagerie : par exemple utilisez des tags pour trier automatiquement vos emails.

Slack (ou Discord, ...)

Pour échanger de manière plus directe avec vos clients, il peut être parfois bon d'utiliser des messageries instantanées.

Et là, le choix est énorme. Je ne vais pas vous faire l'affront de vous les présenter, vous en connaissez la plupart : Slack, Discord, Telegram, ... ou tout simplement Whatsapp.

Pour leur utilisation, il y a plusieurs cas différents : votre client utilise déjà une de ces plateformes (si c'est une entreprise, par exemple), dans ce cas vous vous greffez au système existant ; ou votre client n'en utilise aucun, dans ce cas c'est à vous de lui proposer la meilleure messagerie en fonction de son profil.

Dans tous les cas, mon conseil ici est d'apprendre à se servir du mieux possible du ou des outils de messagerie que vous allez devoir utiliser. D'une part, cela facilitera vos échanges, mais cela montrera aussi votre implication.

Outils de gestion (devis, facturation, ...)

outil gestion freelance

On touche maintenant à un autre domaine très chronophage dans la vie de freelance : l'administratif. Établir des devis, des factures, gérer sa compta, les déclarations de revenus...

Heureusement, il existe aujourd'hui des moyens de simplifier tout ça.

Freebe

Freebe, c'est l'outil de gestion administrative par excellence. Création et envoi de devis, de factures ; gestion du portefeuille clients ; synchronisation de compte bancaire avec l'outil ou encore déclaration automatique des revenus.

Freebe est pour moi l'un des outils indispensables lorsqu'on est freelance, tant il fait gagner du temps et facilite la gestion d'une entreprise au quotidien.

Comptabilité

Que vous soyez auto-entrepreneur (auquel cas vous pouvez faire la comptabilité vous-mêmes) ou que vous ayez un autre statut d'indépendant, choisir le bon outil comptable, c'est important.

Ici, je n'ai pas mis d'outil en particulier, car il existe pas mal d'alternatives en ligne pour gérer la compta lorsque l'on est indépendant.

Il y a, par exemple Fred, Livli ou Wity. À noter que ces outils proposent aussi d'autres services que ceux de comptabilité : création de structure, gestion de vos documents, etc.

Création visuelle

Domaine un peu plus spécifique cette fois mais qui peut pourtant concerner beaucoup de freelances : la création visuelle.

Que vous soyez développeur, graphiste ou community manager, vous aurez probablement des besoins en créations graphiques : démos, visuels, etc.

Voyons quelques outils simples d'utilisation pour répondre à ces besoins.

Canva

Créer ses designs avec Canva

Canva est très simple à utiliser, et très pratique. Que vous désiriez créer des posts Instagram, des miniatures Youtube ou des logos pour votre entreprise, Canva peut faire tout ça, et gratuitement (dans une certaine mesure).

Pixabay

Pixabay images libres de droits à télécharger

Vous cherchez des images d'illustration libres de droits ? Pixabay est là pour vous ! Ce site permet de piocher dans une banque d'images libres de droits l'illustration qu'il vous faut, via des mots-clés. Si ce site ne vous satisfait pas, vous pouvez regarder du côté d'Unplash ou de Pexels.

Autres

freelance outils

On a déjà vu pas mal d'outils qui peuvent vous aider dans votre vie de freelance. Cependant, il en est d'autres qui ne rentrent pas tout à fait dans les cases ci-dessus, mais dont je voulais parler dans cet article.

Pocket

Pocket pour gérer le contenu

Pocket est un agrégateur de contenu très pratique. Il permet de sauvegarder très rapidement des articles, Tweets ou autres (notamment via une extension navigateur, ainsi qu'une app), qu'on pourra retrouver sur Pocket par la suite. C'est très utile si, par exemple, vous tombez sur du contenu qui concerne une tâche sur laquelle vous devez travailler, mais que vous n'avez pas le temps de le lire. Pour ne pas oublier, vous le sauvegardez sur Pocket et vous pouvez y retourner plus tard. Pratique !

Notion

Notion pour gérer ses projets en freelance

Notion est un outil qui gagne de plus en plus en popularité. Cet outil permet d'enregistrer facilement ses notes, documents, faire de la gestion de projet, des todolists, etc. Complet mais simple à utiliser, il peut être pratique dans beaucoup de situations lorsqu'on est freelance.


On l'a vu, il y a une multitude d'outils qu'on peut utiliser lorsqu'on est freelance, pour nous simplifier la vie et libérer un peu de charge mentale.

Cependant, il ne faut évidemment pas les utiliser tous. Devoir switcher entre différents logiciels ou applications tout au long de la journée, c'est contre-productif quand on veut justement gagner en efficacité.

Mon dernier conseil sera donc de les essayer et de voir ce qui marche le mieux pour vous.

Si vous utilisez d'autres outils en tant que freelance, n'hésitez pas à les partager en commentaire !