Organiser un réunion est loin d’être une tâche aisée. Quelle que soit la portée ou le type de réunion, plusieurs dispositions sont prises en amont pour assurer le bon déroulement de la séance. Parmi les préparatifs, il y a le volet d’aménagement de la salle de réunion. Qu’il s’agisse d’une salle de réunion proche ou située dans une autre ville, celui en charge de l’organisation doit prendre le temps de bien l’aménager. Alors, si vous êtes celui chargée de ranger la salle de réunion choisie pour abriter la réunion, voici comment l’aménager convenablement.
Déterminer l’objet de la réunion
Avant d’aménager la salle de réunion, il est important de déterminer l’objet de la réunion. Cela vous aidera à décider de la disposition des sièges et de l’équipement nécessaire. La disposition à choisir pour une réunion entre partenaires d’affaires n’est certainement pas la même pour une réunion entre dirigeants d’entreprises et employés. Il peut aussi s’agir d’une réunion pour formation ou mise à niveau. Ainsi, pour chaque type de réunion, il faut une disposition convenable afin que tout se passe bien. Après avoir déterminé l’objet de la réunion, cliquez ici pour savoir comment choisir un local de ce type en, surtout si vous en cherchez en Corse.
Choisir un emplacement approprié
Pour une réunion en général, vous devez choisir un emplacement facilement accessible et pratique pour tous les participants. L’idéal est de choisir pour une salle de réunion assez grande pour contenir tous les participants à la réunion. Ces derniers doivent pouvoir s’installer confortablement. Cette salle doit avoir à l’extérieur un espace pour le stationnement des véhicules, une entrée accessible aux personnes handicapées et un guide à l’entrée pour orienter les participants à leur arrivée. À l’intérieur, la salle de réunion doit nécessairement avoir des coins de toilettes, une source de distribution d’eau potable et une bonne aération.
Configurer la disposition des sièges
Selon le but de la réunion, vous devrez peut-être configurer différentes dispositions de sièges. Par exemple, s’il s’agit d’une présentation ou d’une conférence, vous aurez peut-être besoin de rangées de chaises faisant face à une scène ou à un podium. S’il s’agit d’une discussion ou d’une séance de remue-méninges, vous pouvez installer des tables et des chaises en cercle ou en forme de U.
Disposer l’équipement
Selon le type de réunion qui se tiendra dans la salle, vous êtes appelé, en tant qu’organisateur, à disposer le matériel nécessaire. Il peut s’agir des équipements utiles pour la séance tels que les projecteurs, les écrans, les microphones, les haut-parleurs et les tableaux blancs. Testez d’avance tout le matériel pour vous assurer qu’il fonctionne. Ceci juste après l’installation. Ainsi, au cas où il y aurait un souci de dysfonctionnement, l’appareil sera changé à temps.
Prévoir des rafraîchissements
Si la réunion doit durer plus d’une heure ou deux, il faudrait prévoir des rafraîchissements. Vous pouvez utiliser des rafraîchissements tels que de l’eau, du café ou du thé et aussi des collations. Surtout, choisissez les rafraîchissements en fonction de la période de l’année et de la journée. Ceci vous évite les faux pas dans l’organisation et favorise le bon déroulement de la réunion.
Assurer un bon éclairage et une bonne ventilation
Toujours lors de l’aménagement de la salle de réunion, assurez-vous que l’éclairage et la ventilation soient adéquats dans la salle. Ceci pour que les participants soient à l’aise tout au long de la réunion. Il serait inconcevable et insupportable de tenir une réunion (quel que soit le type) dans une salle mal éclairée et moins ventilée. Les sentiments de lassitude, de fatigue et d’énervement prendront vite le dessus dans la salle. La séance sera tout sauf productive.
Tester l’équipement avant l’arrivée des participants
Au moins une demi heure avant l’arrivée des participants, prenez la peine de tester l’équipement en général. Ceci pour vous assurer que tout fonctionne correctement. C’est une disposition de sécurité pour garantir le bon déroulement de la séance.
Fournir le matériel nécessaire
Fournissez le matériel nécessaire aux participants de la réunion. Ce sera des équipements qui seront utilisés au cours de la réunion. Il peut s’agir des stylos ou des crayons et des blocs-notes. Ainsi, les participants peuvent prendre des notes pendant la réunion. S’il y aura un vote durant la réunion, l’équipement convenable doit être disposé.
Nettoyer après la réunion
Une fois la réunion terminée, vous devez nettoyer tous les dommages causés pendant l’événement. Ceci afin que le local soit prêt à être utilisé à nouveau lors des réunions futures. S’il s’agit d’une salle louée, renseignez-vous auprès du locataire, si les services de nettoyage peuvent s’en occuper.